Kennst du das auch? Eigentlich willst du jetzt wirklich den Text schreiben, dessen Deadline immer näher rückt – aber dann fällt dir ein, dass du dafür diese eine Sache noch gegenchecken musst.
Kaum hast du aber den Browser angeklickt, rufst du deine Mails ab, beantwortest schnell eine Kundenanfrage, ach ja, die Route zum nächsten Termin wolltest du ja auch noch eben heraussuchen – und ehe du dich versiehst, ist eine Stunde vergangen und du hast NOCH KEIN WORT geschrieben.
Auch wenn du am Abend völlig erschöpft bist, zugleich aber das Gefühl hast, eigentlich nichts geschafft zu haben, teilst du deine Energie über Tag womöglich nicht gut ein. Zu viele Dinge auf einmal anfangen, nichts davon konzentriert angehen, sich verzetteln – ich gebe zu: Das ist mir auch schon häufiger passiert.
Ich habe dann angefangen, mich mit Produktivitätstechniken zu beschäftigen. Und ganz ehrlich: Das ist eine Wissenschaft für sich. Manche davon sind so kompliziert, dass man sie erst einmal eine ganze Weile lang lernen und einüben muss, bevor man sie überhaupt anwenden kann. Andere sind starr und lassen sich nicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Vieles davon hat überhaupt nicht zu mir gepasst. Deshalb verrate ich dir hier, was ich daraus gelernt habe:
Hand aufs Herz: Wie oft greifst du zum Handy oder rufst deine Mails ab („mal eben schnell“), während du gerade eigentlich etwas ganz anderes machst? Das kostet viel Zeit – Schätzungen zufolge brauchst du nach einer Unterbrechung etwa elf Minuten, bis du wieder konzentriert arbeitest.
Rufst du nun alle zehn Minuten deine Nachrichten ab, wird es kaum Phasen geben, in denen du in eine tiefe Konzentration rutscht und einen Flow erlebst. Dadurch fühlt sich alles, was du machst, so richtig anstrengend an, während du zugleich viel weniger schaffst, als eigentlich möglich wäre.
Deshalb: Handy weg, während du arbeitest. Schalte auch alle elektronischen Benachrichtigungen ab. Lass dich also nicht automatisch informieren, wenn du eine neue Mail bekommen hast. In nahezu allen Fällen reicht es aus, wenn du deine Mails etwas später checkst. Hintergrund: Auch wenn du nicht reagierst und die Mail öffnest, reißt allein das Signal dich schon aus deiner Konzentration heraus.
Lieber tausend andere Dinge anfangen, als sich an die eine Aufgabe zu setzen, die eigentlich gerade wichtig ist: Wenn du das kennst, kann es für dich einen Versuch wert sein, dich mit Produktivitätstechniken zu beschäftigen.
Aber Vorsicht: Das kann auch zum Selbstzweck werden.
Sich einzureden, dass man erst die perfekte Methode finden muss, ist nämlich ein wunderbarer Weg, Aufgaben weiter vor sich herzuschieben. Auch mit Techniken, die eigentlich dazu führen sollten, konzentriert und fokussiert zu arbeiten, kann man sich wunderbar von den eigentlichen Aufgaben ablenken. Irgendwie ironisch, oder?
Bevor du Tage damit verbringst, die perfekte Methode zu suchen, entscheide dich einfach für eine Variante. Am besten wählst du eine Technik, die einigermaßen selbsterklärend ist und für die du weder ein besonderes Equipment noch einen Onlinekursus benötigst.
Fang einfach an und probiere aus, ob die Methode für dich funktioniert. Falls sie dir nicht dabei hilft, produktiver zu arbeiten, frag dich, woran das liegt. Gibt es eine Kleinigkeit, die du anpassen könntest? Oder passt die ganze Methode nicht zu deiner Persönlichkeit? Dann ist es an der Zeit, etwas ganz anderes zu versuchen.
Manchmal verlangen wir ziemlich viel von uns: Die To-Do-Liste reicht bis zu unseren Füßen und wir wollen in einen Tag packen, was realistisch eigentlich in einer Woche zu bewältigen wäre. Wenn man sich erst einmal aufgerafft hat, ist es verlockend, sich in die Arbeit zu stürzen, um möglichst viele Punkte abzuhaken zu können.
Aber: Niemand kann über Stunden hinweg hochkonzentriert arbeiten. Wenn du keine Pausen machst, kostet dich das unnötig viel Energie – und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass dir Fehler passieren.
Statt vier Stunden durchzuackern, kannst du besser zwischendurch immer wieder durchatmen. Du musst ja nicht gleich für eine Stunde vom Schreibtisch verschwinden, wenn du viel zu tun hast, aber koche dir zwischendurch einen Tee, atme bewusst durch, geh ein paar Schritte vor die Tür.
Es ist ein Irrtum, dass du Zeit sparst, indem du Pausen streichst. Ohne Auszeiten arbeitest du langsamer, weil dir immer wieder die Konzentration abhandenkommt. Am Ende des Tages wirst du deutlich erschöpfter sein, wenn du sinnlos durchgepowert hast – und außerdem unzufrieden, weil du dich immer wieder durch Phasen mit niedriger Konzentration gequält hast.
Ich selbst bin schließlich auf eine Methode für mehr Produktivität gestoßen, die für mich einen großen Unterschied gemacht hat. Sie ist so simpel, dass sie fast schon banal wirkt – aber eben auch sehr effektiv. Es handelt sich dabei um die sogenannte Pomodoro-Technik.
Entwickelt hat die Methode der Italiener Francesco Cirillo. Der Name geht zurück auf den Zeitmesser, den er dafür benutzte – eine Küchenuhr in Form einer Tomate (ital. pomodoro). Das Prinzip der Pomodoro-Technik ist es, die Arbeitszeit in bestimmte Einheiten zu gliedern und frühzeitig Pausen einzuplanen.
Eine Einheit besteht aus 25 Minuten, danach folgt eine Pause von fünf Minuten. Anschließend arbeitest du wieder 25 Minuten lang. Nach vier dieser Einheiten machst du eine längere Pause von 25 bis 30 Minuten. Insgesamt dauert ein Block also etwa 2 ½ Stunden.
Ich verlinke dir mal ein Video zum Thema, das ich gut finde
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Diese Technik hilft mir vor allem, wenn ich mich einmal nicht gut aufraffen kann. 25 Minuten lang kann man sich immer mit einem Thema beschäftigen, finde ich. Dadurch ist die Hürde nicht so hoch, überhaupt anzufangen. Wenn ich mir hingegen sage: „Jetzt recherchiere ich vier Stunden lang zu Leberzellen“ oder „ich nehme mir jetzt drei Stunden, in denen ich am Stück über Arbeitsverträge und Rechte für Arbeitnehmer schreibe“, fühlt sich das gleich ganz anders an.
Wichtig: In den 25 Minuten arbeitest du hochkonzentriert – und zwar an einem einzigen Thema. Handy, Mails und alle anderen Ablenkungen sind tabu. Und: Mach nach 25 Minuten wirklich eine kurze Pause, auch wenn du gerade gut im Thema bist. Außerdem kannst du die Einheiten natürlich auch anpassen. Wenn 20 oder 30 Minuten für dich besser funktionieren, dann mach das so.
Ich nutze übrigens gern diese Webseite, weil ich sie schön aufgeräumt finde. Das ist keine bezahlte Werbung, sondern einfach ein Tipp, von dem ich überzeugt bin. Es gibt aber auch etliche weitere Webseiten, die solche Timer anbieten, außerdem auch Apps und Programme. Du kannst aber auch einfach eine Eieruhr nehmen oder den Timer in deinem Handy stellen.
Hast du auch Erfahrungen mit der Pomodoro-Technik oder einer anderen Methode gemacht? Schreib mir gern dazu und tausch dich mit mir aus.
Heute für einen Unternehmensblog texten, morgen eine Pressemitteilung aus der Wissenschaft verfassen und übermorgen einen Text für Kinder schreiben: Wenn deine Kundinnen und Kunden unterschiedliche Bedürfnisse haben, kann es eine Herausforderung sein, sich darauf einzustellen. Es ist aber gar nicht so schwierig, wenn du einige Dinge beachtest.
Im vergangenen Sommer war ich sehr viel mit dem Rad in Ostfriesland unterwegs: Ich bin durchs Moor geradelt, habe Häuptlingsburgen besucht, Schafe am Deich umkurvt,
Geht es dir auch so, dass du jedes Mal ein wenig schlucken musst, wenn du im Supermarkt bist? Die Preise für Lebensmittel steigen spürbar –
